Beschaffung einer Personalmanagementsoftware Referenznummer der Bekanntmachung: 10/23 KB
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Eberswalder Str. 84
Ort: Müncheberg
NUTS-Code: DE409 Märkisch-Oderland
Postleitzahl: 15374
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Kaufmännische Beschaffung
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://zalf.de
Abschnitt II: Gegenstand
Beschaffung einer Personalmanagementsoftware
Beschaffung einer Personalmanagementsoftware als Software as a Service (SaaS)
Anzubieten ist eine umfassende HR-Softwarelösung, die sämtliche Personalmanagementprozesse des öffentlichen Dienstes, insbesondere des Tarifvertrages der Länder (TV-L), vorzugsweise einer wissenschaftlichen Einrichtung auf einer modernen und bedienungsfreundlichen Weboberfläche abbilden und Auswertungen nach unterschiedlichsten Kriterien generieren kann und deren Daten hinreichend gesichert sind.
Die Lösung soll die interne Kommunikation und Projektarbeit unterstützen, administrative Prozesse mit integrierten Antrags- und Genehmigungsabläufen im Rahmen hinterlegter Workflows einfach und intuitiv abbilden, Prozesse und Abläufe des Urlaubsantrags sowie der Zeitwirtschaft abbilden.
Mitarbeitende sollen intuitiv gem. DSGVO jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Daten, Dokumente, Abrechnungen, Bescheinigungen etc. haben, Vorgesetzte darüber hinaus die Möglichkeit der Einsicht, Genehmigungserteilung etc. entsprechend der Organisationsstruktur im Stellenplan haben.
Der AG konzentriert sich im ersten, prioritären Schritt auf die Beschaffung einer Personalmanagement-software - nachfolgend "die angebotene Software" genannt und der Dienstleistung Gehaltsabrechnung.
Die angebotene Software soll als "Software as a Service" (SaaS)-Modell implementiert werden. Die Erbringung der Dienstleistung der Gehaltsabrechnung soll technisch an die angebotene Software angebunden und automatisiert sein.
Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V. Eberswalder Str. 84 15374 Müncheberg
Grundlegendes Prinzip der Personalarbeit des AG ist die Aufgabentrennung zwischen der klassischen Personalsachbearbeitung/-verwaltung durch die Personalabteilung des ZALF und der extern erbrachten Dienstleistung der Gehaltsabrechnung. Die Personalabteilung stellt im Rahmen des Einsatzes der zukünftigen Personalmanagementsoftware die notwendigen Informationen und Daten über eine Schnittstelle für die Gehaltsberechnung des beauftragten Dienstleisters zur Verfügung. Es ist nicht beabsichtigt, die Gehaltsabrechnung inhouse durchzuführen.
Die Umsetzung folgender Schwerpunkte hat dabei vom Auftragnehmer zum 01.01.2024 zu erfolgen:
- Payroll - Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive Tool Mitarbeitendenportal (Dashboards) zum Download persönlicher Dokumente
- Reporting / Auswertungen inklusive BEM - Betriebliches Eingliederungsmanagement
- Personalkostenplanung / Controlling
Die Funktion Stellenplan / Organisationsmanagement ist ebenfalls Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung.
Bei erfolgreichem Abschluss dieses Projektabschnittes sollen zu einem späteren Zeitpunkt gegebenenfalls weitere Schwerpunkte mit der Personalmanagement-software umgesetzt werden:
- Elektronische / digitale Personalakte
- Dokumentenmanagementsystem
- Personalentwicklung
- Zeiterfassung / -management
- Bewerbermanagementsystem
- Reisekostenabrechnung /-management
- Pre- und Onboarding für neue Mitarbeitende
Die Umsetzung dieser Schwerpunkte ist kein Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung. Da die Personalmanagement-software die Grundlage für weitere Digitalisierungsaktivitäten bildet, muss sichergestellt sein, dass das angebotene System bereits heute in der Lage ist diese Schwerpunkte umsetzen zu können.
Neben der Stammdatenverwaltung:
- Erfassung der allgemeinen Stammdaten zur Person, ggf. mit Parsingmöglichkeit
- Angaben zu Personenkategorien (z.B. wissenschaftliches Personal, Technisches Personal, Doktoranden, HiWi u.a.)
- Strukturbereiche (syn. f. Abteilungen),
- AG (Arbeitsgruppen),
- Kostenstellen,
- Kostenträgern erfassen
- Finanzierungsart (Institutionelle Mittel, Drittmittel, Sonstige),
- Befristungen,
- FTE / VZÄ
- Dienstfunktion bzw. Funktion im Unternehmen sowie
- die Möglichkeit zur Erstellung eigener Berichte und individueller Statistiken (zT. nach Vorgabe) mit Auswertung des gesamten Datenbestandes in den gängigsten Ausgabeformaten (u.a. .xls, .xlsx, .doc .csv, txt, xml ,html, pdf)
- Abbildung gleichzeitiger Beschäftigungsverhältnisse eines Mitarbeitenden mit mehreren Kostenträgern, Strukturbereichen und AG"s
- Eindeutige Personen Identifikatoren, die persistent sind und nicht wiederverwendet werden
sind zum 01.01.2024 folgende Funktionen erforderlich:
- Payroll - Lohn- und Gehaltsabrechnung gem. Anforderungen Öffentlicher Dienst
- Mitarbeitendenportal (Dashboards)
- BEM - Betriebliches Eingliederungsmanagement
- Personalkostenplanung / Controlling
- Analyse, Auswertungen, Berichtswesen, Statistiken
Weitere einzurichtende Funktionen:
- Stellenplan / Organisationsmanagement
- Schnittstellen
Die Anforderungen an die Software entnehmen Sie bitte den angehängten Dokumenten "Leistungsbeschreibung" und den beiden "Kriterienkatalogen".
Es wird eine Mindest-Vertragslaufzeit von 48 Monaten avisiert.
Leistungen des Auftragnehmers:
Der Auftragnehmer übernimmt die Bereitstellung der Software inkl. Implementierung im Rahmen eines Gesamtprojektes, das Workshops, Consulting, Customizing und Schulungen beinhaltet. Die Einführung der Module kann in Absprache mit dem Auftraggeber in Rahmen von zeitlich aufeinanderfolgenden Teilprojekten erfolgen.
Die Module zur Stammdateneingabe /-implementierung aller abrechnungsrelevanten Daten, zur Abrechnung/Payroll und zum Mitarbeitenden-Portal haben Priorität. Sie sind unabdingbar spätestens zum 01.01.2024 fertigzustellen und go live zu schalten.
Der Auftragnehmer erstellt zum Angebot einen Projektauflaufplan, der die erforderlichen Teilschritte nebst Zeitschiene sowie Verantwortlichkeiten enthält und den Termin zum Vertragsbeginn 01.01.2024 gewährleistet.
Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber eine vollständige Dokumentation bzw. Handbücher für alle Anwendungen zur Verfügung bzw. ermöglicht den systemischen Zugriff auf diese.
Während der Vertragslaufzeit gewährleistet der Auftragnehmer einen umfassenden Service, die regelmäßig Wartung sowie die Aktualisierung der technischen und rechtlichen Grundlagen, u.a. die Einspielung der jeweils aktuellen Regelungen des Tarifvertrages der Länder (TV-L) und seiner Anlagen.
Technische Anforderungen - Private HR-Cloud:
Der Auftragnehmer stellt die erforderlichen technischen Voraussetzungen zur Nutzung der Anwendungen webbasiert und - wo möglich als App zur mobilen Nutzung - zur Verfügung.
Zwingend hat der Auftragnehmer die Implementierung, den Betrieb und die Sicherung aller Daten des Auftraggebers im Rahmen einer Private HR-Cloud mit physisch getrenntem, dedizierten Server, zertifiziert nach BSI 27001, ISAE 3402 Typ II, Vorbereitung für C.5 Zertifizierung vorzunehmen und zu gewährleisten.
Der Auftragnehmer übernimmt die Organisation, Durchführung und technische Begleitung der Altdatenmigration von der bisherigen Lösung in Absprache mit dem Auftraggeber.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Zum Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit führen Sie bitte Angaben zu drei Referenzobjekten aus den letzten 3 Jahren auf! Alle drei erfolgreichen Referenzprojekte wurden dabei an deutschen Forschungsinstituten/Hochschulen, mit tiefgreifender Integration mit dem ERP-System von MACH umgesetzt.
Im Falle eines Zuschlags werden folgende Bestimmungen Vertragsbestandteil:
Die Vergabeunterlagen mit Anlagen
Das Angebot des Auftragnehmers
Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B), Ausgabe 2003
Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für
a) die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT Cloud)
Datenschutzvereinbarung
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXS0YHVY1BTAK590
Ort: 14473 Potsdam
Land: Deutschland