Aktendigitalisierung Scandienstleistungen Referenznummer der Bekanntmachung: 045.014
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Marktplatz 9
Ort: Calw
NUTS-Code: DE12A Calw
Postleitzahl: 75365
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Zentrale Vergabestelle
E-Mail:
Telefon: +49 70511670
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://rathaus.calw.de/willkommen
Abschnitt II: Gegenstand
Aktendigitalisierung Scandienstleistungen
Digitalisierung und Vernichtung von Akten des Auftraggebers (Scandienstleistungen)
Stadt Calw 75365 Calw
Für die elektronische Aktenführung, welche die Digitalisierung der Bestandsakten zum Gegenstand hat, benötigt die Stadtverwaltung Calw ein Gesamtdienstleistungspaket. Die Papierakten sollen partienweise beim Auftraggeber abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig beim Auftraggeber anzuliefern, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem übernommen werden können.
Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim Auftragnehmer für einen Zeitraum von zwei Monaten sicher und datenschutzkonform aufbewahrt und später vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Übertragung der Akten an den Auftraggeber. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom Auftraggeber in Textform erteilt.
Insgesamt sollen ca. 7,6 Mio. Blatt in Akten, Registern oder Einzelfallakten verarbeitet und digitalisiert werden, wobei weitere Akten und Dokumente nach Abarbeitung des Kernbestands hinzukommen können. Die Vergabe erfolgt als Abrufkontingent während der Kalenderjahre 2023-2026 mit einer jährlichen Budget-Obergrenze von [Betrag gelöscht] EUR brutto. Im Anschluss soll der Vertrag weitere zwei Jahre optional zu denselben Konditionen verlängert werden können. Die Preiskalkulation soll für den erhobenen Kernbestand erstellt werden. Über den Kernbestand hinausgehende Scandienstleistungen sind optional, entweder im Rahmen des Abrufkontingents 2023-2026 oder während der darüberhinausgehenden Verlängerungen.
Nach der Vertragslaufzeit von 2023-2026 kann der Vertrag weitere zwei Jahre zu denselben Konditionen verlängert werden.
Über den Kernbestand der erhobenen Aktenmengen hinausgehende Scandienstleistungen sind optional, entweder im Rahmen des Abrufkontingents 2023-2026 oder während der darüberhinausgehenden Verlängerungen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- Angaben zum Unternehmen des Bieters samt Kontaktdaten und Kontaktperson inklusive einer Telefonnummer und ständig erreichbaren E-Mail-Adresse, Darstellung des Unternehmens (Hauptgeschäftsfelder, Kernkompetenzen etc.) und Angabe der USt-ID-Nr. unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts "Eigenerklärung Eignung"
- Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts "Eigenerklärung Eignung"
- Erklärung zum Mindestentgelt unter Verwendung des zur Verfügung gestellten Formblatts "Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt"
- Aktueller Nachweis der erlaubten Berufsausübung durch Berufs- oder Handelsregisterauszug (Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister gem. § 44 VgV)
- Eigenerklärung in Bezug auf die EU-Russland Sanktionen unter Verwendung des zur Verfügung gestellten Formblatts "Russland Sanktionen"
- Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bieters in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren sowie des Umsatzes des Bieters mit vergleichbaren Leistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts "Eigenerklärung Eignung"
- Referenzangaben des Bieters zu vergleichbaren abgeschlossenen und noch laufenden Leistungen aus den letzten drei Jahren vor Ablauf der Teilnahmefrist, jeweils mit Angabe des Auftraggebers (Name, Anschrift, zugleich Name und Position eines konkreten befugten Ansprechpartners samt dessen Telefonnummer und E-Mail-Adresse), Leistungsinhalt, Leistungsumfang, Leistungs- und Vertragslaufzeit unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts "Eigenerklärung Eignung"
- Eigenerklärung zur Anwendung/Anlehnung an Verfahren nach TR 03138 ersetzendes Scannen (RESISCAN) als gesondertes Blatt z.B. mit Anlage der vorhandenen Verfahrensbeschreibung gem. TR RESISCAN oder mit Verweis auf Grobkonzept mit entsprechender Beschreibung der eingesetzten Prozessdokumentation, Verfahren und Protokollierung von Arbeitsvorgängen. Zertifikat ist nicht erforderlich.
- Zertifikat nach DIN EN ISO/IEC 27001:2017
siehe Vergabeunterlagen
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Erläuterungen zu den Eignungsnachweisen
(1) Aktuell: Aktuell bedeutet nicht älter als sechs Monate
rückgerechnet vom Datum des Ablaufs der Bewerbungsfrist.
(2) Drittbescheinigung: Darunter sind z. B. Registereinträge und Zertifizierungen gefasst. Es genügt eine Ablichtung der Drittbescheinigung. Falls ein Bieter nicht die geforderte Drittbescheinigung vorweisen kann, ist eine vergleichbare Drittbescheinigung vorzulegen und die Vergleichbarkeit durch entsprechende Erläuterung nachzuweisen. Fehlt die Erläuterung, ist sie nicht plausibel oder nicht vergleichbar, folgt der Ausschluss vom
Verfahren.
(3) Ausländische Bieter: Diese haben grundsätzlich die geforderten Erklärungen/Nachweise auf Deutsch bzw. in amtlich beglaubigter Übersetzung vorzulegen. Sollte eine Erklärung/ein Nachweis gänzlich nicht geführt werden können, ist dies zu begründen, eine vergleichbare Erklärung/ein vergleichbarer Nachweis vorzulegen und - auf Deutsch - zu erläutern, warum die Vergleichbarkeit besteht.
(4) Bietergemeinschaften: Bietergemeinschaften haben eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete und vollständig ausgefüllte Bietergemeinschaftserklärung unter Verwendung des vom
Auftraggeber bereitgestellten Formblatts "Eigenerklärung Bietergemeinschaft" abzugeben. Jedes Mitglied der Bietergemeinschaft hat die unter Ziffer III.1) dieser Bekanntmachung geforderten Erklärungen und Nachweise vorzulegen. Für die Erklärungen unter Ziffer III.1.3) dieser Bekanntmachung gilt dies eingeschränkt, falls die Bietergemeinschaft eine Aufgabenteilung vorsieht und insofern z. B. bestimmte Referenzen nur von einem Bietergemeinschaftsmitglied vorgelegt werden können; eine gegebenenfalls eingeschränkte Vorlage von Erklärungen und Nachweisen ist von der Bietergemeinschaft erschöpfend in einer Anlage zur Bietergemeinschaftserklärung zu erläutern. Für Bietergemeinschaften gelten im Übrigen die gleichen Regeln
wie für Bieter.
(5) Andere Unternehmen: Bieter können sich zum Nachweis der Eignung anderer Unternehmen bedienen (Eignungsleihe). Dann muss der Bieter eine Verpflichtungserklärung unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts "Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen" des anderen Unternehmens (Eignungsverleiher) vorlegen, wonach er im Auftragsfall für den Bieter eine konkret definierte Teilleistung
erbringen wird. Für das die Eignung verleihende Unternehmen sind überdies die Nachweise gemäß Ziffer III.1.1) und III.1.3) dieser Bekanntmachung vorzulegen.
(6) Der Auftraggeber behält sich vor, andere als die vom Bieter in der Referenzliste aufgeführten Referenzprojekte durch entsprechende Nachfrage bei Auftraggebern der Eignungsprüfung zugrunde zu legen.
Erläuterungen zum Vergabemarktplatz
Ausführliche Informationen sowie Anleitungen zum Vergabemarktplatz und zur elektronischen Angebotsabgabe über das Bietertool finden Sie im Service Support Center von Cosinex unter https://support.cosinex.de/unternehmen/
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y9T63LP
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 7219268730
Internet-Adresse: https://rp.baden-wuerttemberg.de
Gemäß § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche
Auftraggeber
1. gegen § 134 GWB verstoßen hat,
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
Nach Absatz 2 kann die Unwirksamkeit nach Abs. 1 nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter durch
den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.