Rahmenvereinbarung über Projektmanagementleistungen für Infrastrukturmaßnahmen auf der Insel Helgoland Referenznummer der Bekanntmachung: VV-01_2023
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Lung Wai 28
Ort: Helgoland
NUTS-Code: DEF09 Pinneberg
Postleitzahl: 27498
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Kersten Wagner-Cardenal
E-Mail:
Telefon: +49 40500360480
Fax: +49 40500360444
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.helgoland.de
Postanschrift: Lung Wai 28
Ort: Helgoland
NUTS-Code: DEF09 Pinneberg
Postleitzahl: 27498
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Kersten Wagner-Cardenal
E-Mail:
Telefon: +49 40500360480
Fax: +49 40500360444
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.offshorehafen-helgoland.de/
Postanschrift: Alter Wall 22
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Kersten Wagner-Cardenal
E-Mail:
Telefon: +49 40500360480
Fax: +49 40500360444
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.goerg.de
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung über Projektmanagementleistungen für Infrastrukturmaßnahmen auf der Insel Helgoland
Rahmenvereinbarungen über im einzelnen abzurufende Projektmanagementleistungen zur Planung und Realisierung unterschiedlicher Bau-, Infrastruktur- und sonstige Vorhaben der Gemeinde Helgoland und der Hafenprojektgesellschaft Helgoland mbH in den Bereichen Hafenentwicklung, Tourismus, Verkehr, Kultur, Ver- und Entsorgung, Wohnungsbau, soziale und gemeindliche Einrichtungen.
Helgoland
Die Inselwirtschaft der Gemeinde Helgoland ist geprägt von Tourismus, Forschungseinrichtungen insbesondere der Meeresbiologie und Energieerzeugern, die die Offshore-Windparks im Norden von Helgoland betreiben. Da sich alle drei Bereiche sehr dynamisch entwickeln und die Ressourcenverfügbarkeit auf Helgoland begrenzt ist, befindet sich die Gemeinde Helgoland in einem Prozess permanenter Optimierung und Anpassung insbesondere ihrer Einrichtungen der Infrastruktur und Daseinsvorsorge. Um diese Herausforderung angemessen zu bewältigen, stehen regelmäßig eine Vielzahl unterschiedlich großer Projekte auf der Agenda der Gemeindeverwaltung.
Die Verwaltung und die Selbstverwaltung der Gemeinde Helgoland verfügen allerdings nur in sehr begrenztem Maße über eigene Kapazitäten zur Begleitung der notwendigen Prozesse. Zwar betreut die kommunale "Hafenprojektgesellschaft Helgoland mbH" seit vielen Jahren und sehr erfolgreich viele der bisherigen Projekte, deren Mitarbeiter sind aber regelmäßig auch auf externe Unterstützung angewiesen.
Für die Begleitung einzelner Maßnahmen in diesem Kontext benötigen die Gemeinde Helgoland und die Hafenprojektgesellschaft auch in den kommenden Jahren regelmäßig Projektmanagementleistungen für Bau-, Infrastruktur- und sonstige Vorhaben.
Sie suchen deshalb drei Projektmanagementbüros, die mit den Besonderheiten der Projektrealisierung auf einer Nordseeinsel vertraut sind und die sie bei der Projektierung der anstehenden Projekte in den kommenden 48 Monaten unterstützen.
Aufgaben der Projektmanager können dabei - je nach konkretem Bedarf - insbesondere sein:
- Steuerung laufender Projekte in den Phasen Projektvorbereitung, Planung, Ausführungsvorbereitung, Ausführung und Projektabschluss
- Koordination von parallel oder sukzessive laufenden Projekten
- Koordination und Abstimmung der verschiedenen Projektbeteiligten
- Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit den beratenden Ingenieuren und Rechtsanwälten sowie Genehmigungsbehörden
- Erstellung von Zeit- und Projektplänen
- Erstellung von Leistungsbeschreibungen
- Mitwirkung an Vergabeverfahren
- Koordination der Beteiligung der politischen Gremien
- Teilnahme, Vorbereitung und Durchführung von projektbezogenen Lenkungsgruppensitzungen
- Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen
- Laufende Kontrolle von Projektmeilensteinen (Projekterfolgskontrolle)
- Kostenkontrolle
- Fördermittelmanagement
Die Tätigkeit als Projektmanager für die Gemeinde Helgoland erfordert nach Bedarf eine gelegentlich auch zweitägige Anwesenheit des Projektmanagers auf der Insel Helgoland.
Zu Ziff. II.1.5: Der tatsächliche Bedarf bzw. die Größenordnung der insgesamt zu vergebenden Leistungen sind nur schwer prognostizierbar. Der Höchstwert der gemäß dieser Rahmenvereinbarung zu erbringenden Leistungen (Gesamtvolumen der Honorare) für den Zeitraum von vier Jahren beträgt 3.500.000 EUR netto.
Maßgeblich für die Bewertung der Eignung sind die Leistungsfähigkeit (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) und die Fachkunde (technische und berufliche Leistungsfähigkeit). Die vorstehenden Kriterien werden anhand der gemäß Abschnitt III.1 dieser Bekanntmachung vorzulegenden Unterlagen bewertet. Die Bewertung erfolgt nach der nachstehenden Bewertungsmethodik.
Die Leistungsfähigkeit und Fachkunde stehen im Verhältnis 20% (Leistungsfähigkeit) zu 80% (Fachkunde). Für die Bewertung der Leistungsfähigkeit werden die unter Ziffer III.1.2) (WL1 und WL2) genannten Angaben und Nachweise herangezogen. Insgesamt können hier maximal 200 Punkte erzielt werden.
Zur Beurteilung der Fachkunde werden die unter Ziffer III.1.3 (TL2 bis TL5) genannten Angaben und Nachweise berücksichtigt. Hier können insgesamt maximal 800 Punkte erreicht werden.
Die einzelnen Angaben und Nachweise haben bei insgesamt 1.000 möglichen Punkten folgende Wertigkeit:
- WL1+2: 200 Punkte,
- TL2: 300 Punkte,
- TL3: 200 Punkte,
- TL4: 200 Punkte,
- TL5: 200 Punkte.
Die Bewertung der Leistungsfähigkeit und Fachkunde erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber Miteinander auf der Grundlage der nachfolgenden Skala/Notenstufen. Die maximal erreichbaren Punktzahlen pro Angabe/Nachweis werden mit dem jeweils erreichten Gewichtungsfaktor (Prozentsatz) multipliziert. Anschließend werden die so ermittelten Punktzahlen addiert.
- 100% = sehr gut: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen in allerhöchstem Maße,
- 80% = gut: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen in höchstem Maße,
- 60% = vollbefriedigend: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen hohem Maße,
- 40% = befriedigend: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen in hinreichendem Maße,
- 20% = ausreichend: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen in gerade noch hinreichendem Maße.
Im Bereich zwischen 0% und 100% können zur Berücksichtigung einer Tendenz zur jeweils höheren Notenstufe Zwischenwerte gebildet werden (10%, 30%, 50%, 70%, 90%). Eine Bewertung eines Eignungskriteriums (Leistungsfähigkeit bzw. Fachkunde) mit 0 % würde einer völligen Nichterfüllung des jeweiligen Eignungskriteriums entsprechen, was den Ausschluss des Teilnahmeantrages zur Folge hat (K.O.-Kriterium).
Bei den vorstehenden Kriterien handelt es sich um Eignungs-, nicht um Zuschlagskriterien.
Einzelheiten zu möglichen Optionen enthalten die Vergabeunterlagen.
1. Zu Ziffer II.2.10: Nebenangebote sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Der Ausschluss von Nebenangeboten bleibt vorbehalten.
2. Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV durchgeführt. Soweit unter Ziffer III.1.1) bis III.1.3) lediglich Erklärungen gefordert werden, behalten sich die Auftraggeber das Recht vor, zur Behebung von Zweifeln (auch nach dem Teilnahmewettbewerb) entsprechende Bescheinigungen oder Nachweise nachzufordern oder ergänzende Auskünfte zu verlangen.
Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können auf der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich.
Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (vgl. Ziffer VI.5). Mit ihrem Teilnahmeantrag haben die Bewerber folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen:
PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) gemäß § 48 VgV
PL2. Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angaben zur Firma, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit), mit Darstellung der Gesellschafts-und Kapitalverhältnisse des Bewerbers sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung
PL3. Nachweis über eine Haftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Vermögensschäden je Versicherungsjahr in Höhe von 1,5 Mio. EUR für Personenschäden, 3,0 Mio. EUR für sonstige Schäden/Sachschäden. Die Maximierung der Ersatzleistung muss mindestens das Zweifache der Versicherungssumme betragen. Sofern Bewerber über keine entsprechende Versicherungspolice verfügen, ist mit dem Teilnahmeantrag verbindlich zu erklären, dass der Bewerber im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherungspolice abschließen wird.
PL4. Eigenerklärung zum 5. EU-Sanktionspaket (RUS-Sanktionen).
Im Fall von Bewerbergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen PL1, PL2 und PL4 entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bewerbergemeinschaft.
Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von den Auftraggebern für geeignet erachteter Belege nachweisen.
Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behalten sich die Auftraggeber für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.
WL1. Eigenerklärung über den Umsatz des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Umsatzangaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.
WL2. Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz des Bewerbers für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistungen (Projektmanagement bei kommunalen Bau-, Infrastruktur- und sonstigen Vorhaben auf Inseln) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Umsatzangaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.
Im Fall von Bewerbergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bewerbergemeinschaft.
Die Auftraggeber behalten sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen.
Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von den Auftraggebern für geeignet erachteter Belege nachweisen.
Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behalten sich die Auftraggeber für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.
TL1. Eigenerklärung über das jährliche Mittel der Beschäftigten (Vollzeitäquivalente) für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich (Aufschlüsselung nach Tätigkeiten bzw. Qualifikation) in den letzten 3 Jahren. Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Angaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.
TL2. Referenzen mit Angaben über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen. Vergleichbar sind Referenzen mit Erfahrungen im Projektmanagement bei kommunalen Bau-, Infrastruktur- und sonstigen Vorhaben auf Inseln. Die Referenzen sind gemäß Formblatt aus den Bewerbungsunterlagen mit den dort genannten Angaben einzureichen. Bitte reichen Sie möglichst nicht mehr als 5 Referenzen ein und sortieren Sie diese nach ihrer Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit dem Ausschreibungsgegenstand. Die Referenzprojekte können innerhalb der letzten 3 Jahre begonnen, durchgeführt oder abgeschlossen worden sein. Im Fall von Bewerbergemeinschaften können entsprechende Angaben für die Bewerbergemeinschaft insgesamt abgegeben werden. Die Auftraggeber können in Einzelfällen die Vorlage von Referenzbescheinigungen der Referenzauftraggeber verlangen.
TL3. Nachweis (Eigenerklärung) von Kenntnissen bezüglich der Organisationsstruktur sowie Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit der öffentlichen Verwaltung bzw. mit öffentlichen Auftraggebern im Zusammenhang mit vergleichbaren Leistungen (Projektmanagement von vergleichbaren Projekten). Wünschenswert sind insbesondere praktische Erfahrungen im Umgang mit Inselprojekten. Im Fall von Bewerbergemeinschaften können entsprechende Angaben für die Bewerbergemeinschaft insgesamt abgegeben werden. Die Auftraggeber können in Einzelfällen die Vorlage von Referenzbescheinigungen der Referenzauftraggeber verlangen.
TL4. Nennen Sie uns Ihre drei wichtigsten Erkenntnisse/Lehren, die Sie im Projektmanagement für Kommunale Auftraggeber - möglichst mit Inselbezug - gewinnen konnten (maximal eine DIN-A4-Seite). Im Fall von Bewerbergemeinschaften können entsprechende Angaben für die Bewerbergemeinschaft insgesamt abgegeben werden.
TL5. Wählen Sie eine dieser in TL4 identifizierten Erkenntnisse exemplarisch aus und stellen Sie die möglichen Konsequenzen Ihrer Erfahrung für Projekte der Gemeinde Helgoland nachvollziehbar und verständlich dar (maximal 1 DIN-A4-Seite).
Im Fall von Bewerbergemeinschaften können entsprechende Angaben nach TL1 bis TL5 für die Bewerbergemeinschaft insgesamt abgegeben werden.
Die am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählten Bieter (bei Bietergemeinschaft alle Mitglieder) haben im Laufe des Verhandlungsverfahrens eine Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes abzugeben. Das in den später ausgehändigten Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt ist zwingend zu verwenden.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1. Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können unter der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens der Auftraggeber erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und die Information zu den Bewerberinformationen.
2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum 28. September 2023 über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform (vgl. Ziff. I.3 dieser Bekanntmachung) gestellt werden. Die Auftraggeber behalten sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten.
3. Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Informationen dienen allein dem Zweck, den Interessenten einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen. Abweichungen und Spezifizierungen im Rahmen der Verhandlungen bleiben vorbehalten.
4. Teilnahmeanträge sind elektronisch an die in Ziffer I.3) benannte Stelle über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Teilnahmeanträge verschlüsselt, so dass die Auftraggeber keinen Zugriff auf sie haben. Dem Bewerber steht es jedoch frei, seinen Teilnahmeantrag bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen.
5. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Die Vergabestelle kann Ausnahmen zulassen.
6. Die Auftraggeber behalten sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber und Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Bewerbungsunterlagen stimmt der Bewerber dem zu.
7. Vergabeunterlagen einschließlich des Vertragswerks sowie der Zuschlagskriterien werden erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben.
8. Zu Ziffer IV.2.3: Nach Eingang der Teilnahmeanträge und deren Auswertung erhalten die ausgewählten Bewerber voraussichtlich bis zum 27. Oktober 2023 die Vergabeunterlagen mit einer Einladung zu den Verhandlungsgesprächen zugesandt. Die Verhandlungsgespräche werden in Hamburg stattfinden.
9. Durch die Stellung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. Die Auftraggeber ihrerseits werden Unterlagen der Bewerber nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden.
10. Zur Verfahrensstruktur: Es ist beabsichtigt, den maximal fünf ausgewählten Bietern zu Beginn des Verhandlungsverfahrens u. a. einen Vertragsentwurf mit einem Preisblatt für gestaffelte Stundensätze zukommen zu lassen, die er kurzfristig nach Bearbeitung als Angebot einzureichen hat. Teil des Angebots soll zudem ein Konzept des Bieters für eine schnelle, effiziente und zügige Leistungserbringung sein. Sodann werden die Bieter zu einem Präsentationstermin eingeladen, in dem sie zunächst ihre geplante Projektorganisation mit Herangehensweise darzustellen und die maximal zwei vorgesehenen Projektleiter vorzustellen haben.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YMG6PKH
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland
- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.