Öffentliche Ausschreibung Oppenheim 2023 Beschaffung eines Enterprise Content Management Systems inkl. Service Leistungen für 48 Monate für die Verbandsgemeinde Rhein-Selz Referenznummer der Bekanntmachung: Z-01/2023-01 2023-10-20

Beschaffung eines Enterprise Content Management Systems inkl. Service Leistungen für 48 Monate für die Verbandsgemeinde Rhein-Selz Referenznummer der Bekanntmachung: Z-01/2023-01

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Verbandsgemeinde Rhein-Selz
Postanschrift: Sant' Ambrogio-Ring 33
Ort: Oppenheim
NUTS-Code: DEB3J Mainz-Bingen
Postleitzahl: 55276
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6133/4901-217
Fax: +49 6133/4901-201
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.vg-rhein-selz.de
Adresse des Beschafferprofils: www.vg-rhein-selz.de

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Regional- oder Kommunalbehörde

I.5)Haupttätigkeit(en)

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Beschaffung eines Enterprise Content Management Systems inkl. Service Leistungen für 48 Monate für die Verbandsgemeinde Rhein-Selz

Referenznummer der Bekanntmachung: Z-01/2023-01

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist:

die Beschaffung eines Enterprise Content Management Systems inkl. Service Leistungen für 48 Monate

für die Verbandsgemeinde Rhein-Selz.

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)

Wert ohne MwSt.: 208 959.00 EUR

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

48783000 Inhaltsverwaltungssoftwarepaket

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEB3J Mainz-Bingen

Hauptort der Ausführung:

Verbandsgemeindeverwaltung Rhein-Selz

Sant' Ambrogio-Ring 33

55276 Oppenheim

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Aufgrund des Auftragswerts und der Komplexität des Systems wurde

- Vergabeordnung: VgV

- Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

gewählt.

Aus Dringlichkeitsgründen wird dieses Verfahren in einer verkürzten Form (beschleunigtes Verfahren) durchgeführt.

Die Verbandsgemeinde Rhein-Selz ist eine Gebietskörperschaft im Landkreis Mainz-Bingen in Rheinland-Pfalz. Der Verbandsgemeinde gehören die Städte Nierstein und Oppenheim sowie 18 weitere Ortsgemeinden an, der Verwaltungssitz ist in der Stadt Oppenheim. Mit 41.763 Einwohner ist die Verbandsgemeinde die einwohnerstärkste Verbandgemeinde in Rheinland-Pfalz.

Ausgeschrieben ist ein digitales Archiv als vollständiges Enterprise Content Management System zur Optimierung sämtlicher Geschäftsprozesse, welche bislang von Hand und mit jeder Menge Papier abgewickelt werden mussten. Dieses System muss eine leistungsstarke und effiziente Suite zum rechts- und revisionssicheren Umgang mit geschäftlichen Dokumenten und Informationen jeder Art sein.

Es wird eine Cloud-basierte Lösung gefordert, eine Campuslizenz für ca. 150 Nutzer.

Folgende Bestandteile soll das System enthalten:

- Zentrales & Dezentrales Erfassen / Klassifizierung

- ECM Lösung mit folgenden Modulen

- Elektronische Archivierung

- Viewer

- Elektronische Postbearbeitung

- Digitale Akte

- Digitale Personalakte

- E-Mail-Management

- Microsoft-Integration

- Workflow Management System - Business Process Management (BPM)

- Vorgangsmanagement

- Rechnungseingangsworkflow

- Vertragsmanagement

- Qualitätsmanagement

Die Lösung muss in die bestehende Infrastruktur integriert werden und die Anwender geschult werden.

In der ersten Phase wird die Eignung der Bieter im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs geprüft.

Bitte reichen Sie zur Teilnahmefrist das ausgefüllte Dokument „TW-ECM-VGRS“ mit allen geforderten Nachweisen ein.

In der zweiten Phase (Hauptwettbewerb) werden die geeigneten Bieter zur Abgabe eines Angebots aufgefordert, die dazugehörigen Dokumente bekommen nur die Bieter, die alle Anforderungen des Teilnahmewettbewerbs erfüllt haben.

Die Bewertung der Angebote wird die im Leistungsverzeichnis beigefügte Bewertungsmatrix gem. "Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen" (UfAB) herangezogen. Die Bewertung der Angebote richtet sich nach dem Preis sowie dem jeweiligen Erfüllungsgrat der in der UfAB Matrix je Wertungsstufe aufgelisteten Punkte (Leistung 60%, Preis 40%).

Für die Bewertung der Leistung ist der Fragenkatalog „FK ECM“ im Dokument „01 LV-ECM-VGRS“ auszufüllen. Jedes Kriterium wird vom Auftraggeber wie angegeben gewichtet und das jeweilige Angebot mit einer Punktzahl benotet. Dieses Dokument wird im Hauptwettbewerb zur Verfügung gestellt.

Unvollständige Angebote werden vom Wettbewerb ausgeschlossen.

Verhandlungsrunden / Bietergespräche:

Nach dem Eingang und der Auswertung der Angebote kann der Auftraggeber Verhandlungen über die Leistung und/oder Preis mit den Bietern führen. Der Auftraggeber kann auch den Auftrag auf der

Grundlage der Erstangebote vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten.

Die Vergabe der Leistung erfolgt auf der Grundlage des EVB IT-Systemvertrags.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Preis

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

Beschleunigtes Verfahren

Begründung:

Aus Dringlichkeitsgründen

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2023/S 062-184025

IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2)Auftragsvergabe

V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:

13/10/2023

V.2.2)Angaben zu den Angeboten

Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde

Offizielle Bezeichnung: d.velop public sector GmbH
Ort: Meppen
NUTS-Code: DE949 Emsland
Land: Deutschland

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)

Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: 215 000.00 EUR

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 208 959.00 EUR

V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

1) Die Teilnahmeantrags- und Vergabeunterlagen sind ausschließlich digital über die Vergabeplattformerhältlich. Ggf. erforderliche Änderungen an diesen Unterlagen oder zusätzliche Bieterinformationen werden ebenfalls ausschließlich über die Vergabeplattform kommuniziert. Registrierte Bewerber/Bieter werden hierüber automatisch informiert. Es wird daher empfohlen, die Unterlagen mit Registrierung zu beziehen. Werden Teilnahmeantrags- oder Vergabeunterlagen anonym herunterladen, liegt die Information über die Aktualität dieser Unterlagen in der alleinigen Verantwortung des unregistrierten Bewerbers/Bieters.

2) Hinsichtlich der erbetenen Auskünfte zur Erfüllung der Teilnahmebedingungen steht ein Teilnahmeantrag als Formularvordruck zur Verfügung, den die Bewerber verwenden sollen. Die Verwendung des Formularvordrucks wird für die Erstellung des Teilnahmeantrages empfohlen, maßgeblich bleibt der Inhalt der EU-Bekanntmachung;

3) Anfragen von Bewerbern/Bietern werden nur in Textform über die Vergabeplattform, per E-Mail oder Fax von der unter I.3) genannten Kontaktstelle entgegengenommen und von der Vergabestelle ausschließlich in Textform über die Vergabeplattform beantwortet. Anfragen sollen bis spätestens 7 Tage vor Ablauf der Einreichungsfrist für die Teilnahmeanträge bzw. Angebote gestellt werden;

4) Der Versand der Einladungen zum Verhandlungsgespräch und der Informations- und Absageschreiben gemäß § 134 GWB erfolgt grundsätzlich über die Vergabeplattform. Im Falle der Bewerbung einer Arbeits-/Bietergemeinschaft aus mehreren Büros erfolgt die Korrespondenz der Vergabestelle mit dem Bewerber über die vom Bewerber angegebenen Kontaktdaten des Bevollmächtigten;

5) Ergänzende Informationen oder sonstige Korrespondenz der Vergabestelle erfolgen grundsätzlich über die Vergabeplattform;

6) Die Teilnahmeanträge und die Angebote sind mit den geforderten Erklärungen und Nachweisen bis zum Ablauf der jeweiligen Einreichungsfrist elektronisch in Textform über die unter I.3) angegebene Vergabeplattformeinzureichen;

7) Die Abgabe von schriftlichen Teilnahmeanträgen und/oder Angeboten (in Papierform) ist nicht zugelassen.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau Rheinland-Pfalz
Postanschrift: Mainz
Ort: Stiftstraße 9
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6131162234
Internet-Adresse: http://www.mwvlw.rlp.de/de/ministerium/zugeordnete-institutionen/vergabekammer/

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Von Bietern erkannte Verstöße der vergebenden Stelle gegen das geltende Vergaberecht hat der Bieterbei der vergebenden Stelle gemäß den Fristen des § 160 Abs. 3 GWB elektronisch in Textform über die Vergabeplattform zu rügen. Erklärt die vergebende Stelle, dass sie einer Rüge nicht abhelfen will, hat der Bieter binnen einer Frist von 15 Tagen bei der unter VI.4.1) genannten Stelle einen Nachprüfungsantrag zustellen.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

16/10/2023

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