1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung von Hochleistungsscannern für eBeihilfe des Regierungspräsidiums Kassel
Beschreibung: Beschaffung von Hochleistungsscannern für eBeihilfe des Regierungspräsidiums Kassel - Länderkooperation Hessen, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz
Kennung des Verfahrens: 305dc61a-567b-46ca-a933-453292791339
Interne Kennung: VG-3000-2023-0127
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30000000 Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Am Alten Statdschloss 1
Stadt: Kassel
Postleitzahl: 34117
Land, Gliederung (NUTS): Kassel, Kreisfreie Stadt (DE731)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Bezirksregierung Detmold
Stadt: Detmold
Land, Gliederung (NUTS): Lippe (DEA45)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Landesamt für Finanzen
Stadt: Koblenz
Land, Gliederung (NUTS): Koblenz, Kreisfreie Stadt (DEB11)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 089 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 306 800,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden. Die Vergabestelle weist an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter, Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie die von ihm im Vergabeverfahren gemeldeten Unterauftragnehmer eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der Informationsstelle nach § 17 Abs. 4 HVTG bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG i.V.m. § 6 Abs. 1 WRegG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister angefordert. Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen. (Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_123_GWB") Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. (Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_124_GWB") Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die jeweilige Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die jeweilige Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014 Der Bieter bzw. jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat zusätzlich die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen. (Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") Den Zuschlag erhält der Bieter mit der höchsten Punktzahl, die nach der folgenden Formel errechnet wird: Den Zuschlag erhält der Bieter mit der höchsten Punktzahl, die nach der folgenden Formel errechnet wird: Gesamtpunkte = Preispunkte x 0,6 + Leistungspunkte x 0,4 Preis Die Punkteberechnung erfolgt nach der logarithmischen Interpolationsmethode. Der Preis ist die Gesamtsumme, ermittelt aus der Summe der Produkte aus Preis pro Position * Gewichtung bzw. Anzahl. Bei der Bewertung des Preises erhält der Bieter mit dem niedrigsten Gesamtpreis die maximale Punktzahl von 100 Punkten. Leistung Jeder Bieter kann mit seinem Angebot zu einer Teststellung aufgefordert werden. Im Rahmen der Teststellung wird die Einhaltung der geforderten Mindestanforderungen überprüft. Wird eine Mindestanforderung nicht erfüllt, erfolgt der Ausschluss des Angebots vom weiteren Vergabeverfahren. Die Bewertung der Teststellung erfolgt unter Berücksichtigung der in der Bewertungsmatrix aufgeführten Erfüllungsgrade durch Vergabe von Leistungspunkten. Hierbei können maximal 100 Punkte erreicht werden. Die erreichten Punkte für Preis und Teststellung werden für den Bieter jeweils addiert. Maximal können 100 Punkte erreicht werden. Details zur konkreten Bewertung und Berechnung ergeben sich aus den Ausschreibungsbestimmungen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Beschaffung von Hochleistungsscannern für eBeihilfe des Regierungspräsidiums Kassel
Beschreibung: Insgesamt sollen zehn typgleiche Scanner zur Digitalisierung des Posteingangs der Beihilfestellen eingesetzt werden: - Hessen: Regierungspräsidium Kassel 3 Scanner ab dem 16.03.2024 - Nordrhein-Westfalen: Bezirksregierung Detmold 5 Scanner ab dem 01.05.2024 - Rheinland-Pfalz: Landesamt für Finanzen 2 Scanner ab dem 16.07.2024 Es besteht die Möglichkeit, einen weiteren Scanner für Nordrhein-Westfalen abzurufen. - Digitalisierungssoftware - Lieferung und Installation der Hard- und Software bis zur betriebsbereiten Übergabe - Instandhaltungsleistungen/Support für Hardware und Pflegeleistungen/Support für Software über eine Laufzeit von 48 Monate - Ggf. weitere Dienstleistungen, z.B. Anpassungsarbeiten / Umsetzung individueller Anforderungen des Auftraggebers an die Software - Schulung des Digitalisierungspersonals und der Administratoren Das durchschnittliche Belegvolumen eines Arbeitstages (8 Stunden) beträgt in Hessen und Rheinland-Pfalz jeweils ca. 25.000 und in Nordrhein-Westfalen ca. 60.000 Seiten je Scanner. In der Spitze wird mit einem Belegvolumen von jeweils 75.000 bzw. 120.000 Seiten am Tag gerechnet. Jährlich sind insgesamt ca. 6 Mio. Eingänge mit einem Gesamtblattvolumen von rund 60 Mio. Blatt zu bewältigen. Mindestanforderungen an die Hochleistungsscanner - Verarbeitung heterogen strukturierter Dokumente verschiedenster Formate und Papiergewichten in gemischten Stapeln mit dem Schwerpunkt medizinisches Beleggut - Einzugsgeschwindigkeit >200 Blatt/min. - Verarbeitung von schwarz/weißen, farbigen, ein- und doppelseitigen Dokumenten - Papierzuführung mindestens 700 Blatt - Papiereinzug von linksbündig ausgerichtetem Beleggut, asynchron verstellbare Papierführung in der Papierzuführung - Leicht zu reinigende und auswechselbare Papiereinzugsrollen bzw. Wartung und Reinigung der Papierführung muss vom Digitalisierungspersonal des Auftragsgebers durchgeführt werden können. - Über Digitalisierungssoftware steuerbarer Imprinter - Duplexscan - Auflösung in Abstufungen wählbar, jedoch mindestens bis zu 600 dpi bei Schwarz/Weiß, Graustufen und Farbe - Höhenverstellbares Standmodell Mindestanforderungen an die Digitalisierungssoftware - Aufnahme von Images vom Scanner und aus dem Filesystem - Multiple Erfassungsjobs für verschiedenes Beleggut, unterschiedliche Speicherorte und Ausgabeformate - Unterstützung gleichzeitiger Schwarzweiß- und Farbdigitalisierungen - Mehrere Ausgabeziele im Filesystem bei Stapelfreigabe ansteuerbar - Automatische und manuelle Indizierung der Belege mit frei definierbaren Indizes - Automatische Indexüberprüfung auf fehlerhafte oder unvollständige Indizes - Ausgabeformate: mindestens TIFF, JPEG, PDF, PDF/A, durchsuchbares PDF - Übergabe der digitalisierten Images an das Filesystem mit frei zu definieren der Verzeichnis- und Dateibenennung. - Ausgabe einer Indexdatei mit Informationen zum digitalisierten Stapel/Dokument mit definierbarem Ausgabeziel - Vergabe einer eindeutigen inkrementierenden Vorgangsnummerierung über meh-rere Scan-Arbeitsplätze auf Stapel- und Dokumentenebene - Integrierte PatchCode-Erkennung und Steuerung des hardwareseitigen Imprinters durch PatchCode - Möglichkeit der Farbumschaltung durch Kennzeichnung im Stapel - Digitalisierungssoftware-Kommunikation zur Steuerung des hardwareseitigen Im-printers mit frei definierbaren Druckinhalten, physischer Aufdruck auf der Vorderseite des dem Trennblatt nachfolgenden Blattes muss möglich sein. Der Aufdruck muss bereits vor dem Scanvorgang aufgebracht werden. - Möglichkeit eines digitalen Aufdrucks / digitalen Imprints mit frei definierbaren In-halten - Unterstützung TR-Resiscan mit Schutzstufe "hoch", zur Integritätssicherung des Scanprodukts sowie des Transfervermerks und zur Sicherung der Integrität des Scanzeitpunkts - Automatisches Geraderücken der Images - Automatische Ausrichtung der Images - Integrierte Barcode-Erkennung und Auslesung - Integrierte OCR-Funktionalität für Text - Automatische softwareseitige Bildverbesserung mit Schwellwertanpassungen - Automatische und manuelle Reduktion von Leerseiten auf Basis des Inhalts sowie des Schwärzungsgrads - Zentralen Administration der Erfassungsjobs und Scan-Einstellungen auch für mehrere Standorte - Zentrale Verwaltung der Stapelnummerierung für Paginierung auch für mehrere Standorte - Die Software muss im Rahmen eines behindertenfreundlichen Arbeitsplatzes vom Scanpersonal vollständig über "Touchscreen" ohne Zuhilfenahme von Maus und Tastatur gesteuert werden können - Keine volumenabhängige Lizenzierung bzw. Mengenbeschränkung - Bei Anmeldung an der Digitalisierungssoftware muss eine Authentifizierung gegen ein bestehendes Microsoft Active Directory oder ein in der Software integriertes Berechtigungssystem erfolgen. - Zugriffsbeschränkung für Benutzer/Benutzergruppen auf Funktionen, Erfassungsjobs und Scan-Einstellungen müssen frei definierbar - Integrierte QR-Code Erkennung und Weitergabe von Metainformationen Weitere Mindestanforderungen - Vom Abruf bis zur produktiven Inbetriebnahme der Hochleistungsscanner und Digitalisierungssoftware muss mindestens ein qualifizierter Ansprechpartner seitens des Auftragnehmers zur Verfügung stehen. - Kompatibilität zu den Betriebssystemen Microsoft Windows 10, Windows 11, Windows Server 2019 - Sofern zur Inbetriebnahme der Hardware Schnittstellenkarten und/oder Schnittstellenverkabelung notwendig sind, so sind diese vom Auftragnehmer ohne Berechnung bereitzustellen. - Der Auftragnehmer sichert zu, dass es sich bei von ihm gelieferter Software um lizenzierte Originalprodukte handelt. Weitere Details siehe Leistungsbeschreibung.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30000000 Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Am Alten Statdschloss 1
Stadt: Kassel
Postleitzahl: 34117
Land, Gliederung (NUTS): Kassel, Kreisfreie Stadt (DE731)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Bezirksregierung Detmold
Stadt: Detmold
Land, Gliederung (NUTS): Lippe (DEA45)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Landesamt für Finanzen
Stadt: Koblenz
Land, Gliederung (NUTS): Koblenz, Kreisfreie Stadt (DEB11)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 19/04/2024
Enddatum der Laufzeit: 19/04/2026
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Zweimalige automatische Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr.
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 089 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 306 800,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistung
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 60
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Scanfabrik KG
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert des Ergebnisses: 672 770,00 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: no
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags:
Datum des Vertragsabschlusses: 09/04/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Registrierungsnummer: 06-25153000-14
Postanschrift: Mainzer Straße 29
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65185
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Telefon: +49 611340-0
Fax: +49 611340-1150
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: DE 812056745
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151 126603
Fax: +49 611 327648534
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Scanfabrik KG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: small
Registrierungsnummer: DE279768454
Postanschrift: Langer Weg 7b
Stadt: Gütersloh
Postleitzahl: 33415
Land, Gliederung (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Land: Deutschland
Telefon: +491722939347
Fax: +4902838910466
Rollen dieser Organisation:
BieterFederführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: DEU
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: f32e6423-f616-40fd-a44f-3f5d2be1a77c - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 18/04/2024 08:23:59 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 234816-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 78/2024
Datum der Veröffentlichung: 19/04/2024