ESW Erbringung energiewirtschaftlicher Dienstleistungen_Auftragsvergabe Referenznummer der Bekanntmachung: 2019-10-ESW
Bekanntmachung vergebener Aufträge – Sektoren
Ergebnisse des Vergabeverfahrens
Dienstleistungen
Abschnitt I: Auftraggeber
Postanschrift: Bahnhofstraße 40
Ort: Kirchlengern
NUTS-Code: DEA43 Herford
Postleitzahl: 32278
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
Fax: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.ww-energie.com
Abschnitt II: Gegenstand
ESW Erbringung energiewirtschaftlicher Dienstleistungen_Auftragsvergabe
Erbringung energiewirtschaftlicher Dienstleistungen
Die Energieservice Westfalen Weser GmbH sowie die 2 weiteren Tochtergesellschaften der Westfalen Weser Energie GmbH & Co. beabsichtigen die Erbringung der Business-Prozess-Dienstleistungen in den Bereichen Ein-/Auszug, Kundenservice, Abrechnungs- und Forderungsmanagement, Archivierung, Druck, Versand und Gerätemanagement sowie dazugehörige IT-Dienstleistungen.
Zum Zweck der Dienstleistersteuerung ist das Reporting in der Form eines Dashboards angefordert.
Das Kundenportfolio der drei Mandanten umfasst dabei Geschäfts- und Privatkunden sowie Kommunen. Es stellt sowohl ein RLM- als auch SLP-Portfolio dar. Dabei beträgt die Anzahl der SLP-Kunden ca. 16 000 und der RLM-Kunden ca. 400.
Die ausgeschriebenen Dienstleistungen entsprechen einem Full-Service-Paket. Erwartet wird zudem die Durchführung der Migration, die vor der Lieferung der Energiedienste erfolgt.
Energieservice Westfalen Weser GmbH
Bahnhofstraße 40
32278 Kirchlengern — Teile der Dienstleistungen können auch am Standort bzw. den Standorten des Auftragnehmers (AN) erfolgen.
[Gegenstand der Verhandlungen]
Das Dienstleistungsangebot für das Business-Prozess- und IT-Outsourcing soll sich an den im Folgenden beschriebenen Anforderungen orientieren:
Das angefragte Dienstleistungsangebot entspricht einem Full-Service-Paket mit der Abwicklung der energiewirtschaftlichen Prozesse in den Bereichen Ein-/Auszug, Kundenservice, Abrechnungs- und Forderungsmanagement, Archivierung, Druck, Versand sowie Gerätemanagement.
Es sollen folgende Dienstleistungen im Rahmen des Business-Prozess-Outsourcings durch den Dienstleister entsprechend erbracht werden:
— Ein-/Auszugsprozesse: umfasst die eigenständige Abwicklung des Prozesses inkl. der Anlage des Stammdatenkonstrukts.
— Kundenservice: Die Kundenbetreuung erfolgt fernmündlich und schriftlich. Der Prozess umfasst u. a. die Bearbeitung der Postrückläufer.
— systemische Verarbeitung der Ablesedaten und Erstellung der Abrechnungen: Die systemische Verarbeitung der Ablesedaten umfasst die systemseitige Abbildung und Pflege der Ablesetermine sowie die Plausibilisierung (ggf. Hochrechnung) und das Einspielen aller Ablesedaten. Die Erstellung der Abrechnungen umfasst folgende Prozessschritte: Anlage und Pflege abrechnungsrelevanter Stammdaten und Tarifkonstrukte (inkl. Nachhaltung von Preisgleitklauseln), Berechnung des Abschlagsbetrags, Fakturierung der Rechnungen, Abwicklung Storno/Korrektur sowie Setzen/Löschen der Abrechnungssperre. Abzurechnende Produkte sind Wärme, Wasser, Strom, Kälte, Druckluft, Dampf, Pacht- und Dienstleistungen, Zählervermietung, Messdienstleistung, HKVO und Mieterstrom.
— Forderungsmanagement: umfasst die reguläre Debitorenbuchhaltung. Die Hauptaufgabe liegt bei der Durchsetzung der Forderungen (Mahnwesen) der Auftraggeber gegenüber Kunden inkl. Insolvenzbearbeitung und Organisation des Sperrens/Entsperrens mit dem externen Dienstleister des Auftraggebers. Dabei wird die Durchführung der gerichtlichen Mahnverfahren durch den vom Aufraggeber beauftragten externen Dienstleister erbracht.
— Gerätemanagement: umfasst die kaufmännische und technische Datenabwicklung sowie die Verwaltung der analogen und intelligenten Messgeräte im Rahmen der Lagerung, Logistik, In-/Außerbetriebsetzung, Neuanlage und des Wechsels.
— Archivierung, Druck, Versand: Der Archivierungsprozess strebt an, die Ablage der postalisch und elektronisch eingegangen Dokumente im System der Energieservice Westfalen Weser GmbH sowie die Ablage und Aufbewahrung im System des Auftragnehmers nach gesetzlichen Vorgaben umzusetzen. Der Versand umfasst sowohl postalische als auch elektronische Kommunikation.
Zusätzlich zum Business-Prozess-Outsourcing soll dazu die notwendige IT-Dienstleistung („Abrechnungssystem“) übernommen werden. Das System des Dienstleisters muss über mehrere Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen verfügen. Diese sind u. a.:
— SAP,
— SQL-Datenbank,
— Access-Datenbank,
— Auftragssteuerungssystem Gerätemanagement (Technologie noch offen),
— Archivierungssystem IBM FileNet,
— Kunden-Web-Portal (Technologie noch offen).
Neben dem zwangsläufigen Leistungsumfang werden die optionalen Dienstleistungen angefragt. Dazu gehören Marktkommunikation nach GPKE, INVOIC, Massendruck und Ausweiterung der Full-Service-Dienstleistungen auf weitere Mandanten.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Postanschrift: Am Radeland 25
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 21079
Land: Deutschland
Telefon: [removed]
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1) Die komplette Kommunikation zu dieser Bekanntmachung (Teilnahmeantrag, Ausschreibung, Verhandlung, Vertragswerk, Projektabwicklung, Dokumentation usw.) erfolgt ausschließlich in der EU-Amtssprache Deutsch (in Wort und Schrift).
2) Fragen zur Aufforderung zur Angebotsabgabe können maximal bis zum 22.6.2020, 12.00 Uhr, eingereicht werden. Die Antworten auf allgemein relevante Fragen werden allen Bewerbern in anonymisierter Form auf dem Deutschen Vergabeportal zur Verfügung gestellt.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y9EDXYT
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
Telefon: [removed]
Fax: [removed]
Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer Westfalen (bei der Bezirksregierung Münster) gestellt werden, solange der Auftraggeber noch keinen wirksamen Zuschlag erteilt hat. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über die beabsichtigte Zuschlagserteilung informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn
— der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat (der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt),
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabegegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. (§ 160 Abs. 3 GWB)